Events planen in 2025 – Unsere Expertentipps inkl. Checkliste

Zu Beginn sollte ein vollständiges Grundkonzept für Ihr Event entwickelt werden. Dafür müssen vorerst alle relevanten Fragen, wie bspw. Thema und Art der Veranstaltung, Zielgruppe und Budgetkapazität klar definiert werden. Bei der Erstellung des Zeitplans sollten Sie insbesondere den Auf- und Abbau berücksichtigen, um zeitliche Engpässe zu vermeiden. Planen Sie auch Zeit für eventuelle Genehmigungsverfahren der Behörden ein. Die Anreise per PKW, öffentlichen Verkehrsmitteln oder die Erarbeitung des Konzepts für Shuttle-Busse, sollte frühzeitig geplant und geprüft werden, um den Teilnehmern eine reibungslose An- und Abreise zu ermöglichen.

Sind die Richtlinien erst einmal festgelegt, geht es an die Detailplanung. In dieser Phase ist das Ausarbeiten von klaren Strukturen, Verantwortlichkeiten und Fristen sinnvoll, um Missverständnisse und unerwartete Herausforderungen zu vermeiden. Neben einem Catering-Konzept und einem optimalen Ausstellermanagment ist dabei auch das Entwickeln eines gelungenen Technikkonzepts von hoher Relevanz. Dabei sollten auch Umbaumaßnahmen, etc. beachtet werden. Des Weiteren sollten Sie eine Koordinierungsgruppe auswählen, die sich aus mehreren Vertretern unterschiedlicher Bereiche, wie dem Sicherheitsdienst und der technischen Leitung, zusammensetzt. Diese dient zur Überwachung der Veranstaltung und zur Abwicklung von eventuellen Notfällen.

Führen Sie vor Ihrem Event Generalproben durch und testen Sie Ihre Licht- & Tontechnik, um Ausfälle zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten (der Koordinierungsgruppe) Zugang zu Kommunikationsmitteln und Systemen haben und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Fluchtwege. Überwachen Sie koordiniert das Programm und sorgen Sie für eine dauerhafte Betreuung der Teilnehmenden. Dabei spielen hauptsächlich die richtige Begrüßung bzw. Verabschiedung der Gäste eine entscheidende Rolle.

Nach dem Event ist vor dem Event: Holen Sie sich Feedback von Ihren Gästen ein und tauschen Sie sich mit den Dienstleistern aus, um Ihre Veranstaltung evaluieren zu können. Anhand der erörterten Ergebnisse können Sie Ihre Folgeevents optimiert umsetzen. Halten Sie die Ergebnisse intern schriftlich fest und integrieren Sie das Feedback in bestehende Workflows, um diese zu optimieren.